Falle 3: Zeit ist Geld – was Softwareprojekte wirklich kosten

Alles hatte sich so einfach angehört. Projekteinführung, Schulungen und schon bald ein leichteres Leben. Tatsächlich kam alles ganz anders …

Die meisten Softwareeinführungs-Geschichten würden wohl so beginnen. Sie wollten eine Lösung, der Verkäufer stellte ein Produkt vor und am Ende hatten Sie ein weiteres Problem.

So viel kostet Software wirklich

Untersuchungen zufolge, machen die Lizenzkosten bei Kaufsoftware (On-Premise) nur 9 % der gesamten Projektkosten aus. Häufig ausgeblendet werden die „versteckten“ Kosten für Anpassung und Einführung der Software, für benötigte Hardware, Fachpersonal, Schulungen sowie Wartung und Softwareupdates. Auch bei Mietsoftware (SaaS) kommen neben den Lizenzkosten weitere Kosten hinzu. Allerdings machen dabei die Lizenzkosten bereits 68 % der Gesamtkosten aus. Das nachfolgende Bild veranschaulicht diesen Sachverhalt:

Während bei Kaufsoftware ein Großteil der Kosten anfällt, bevor Sie die Software nutzen können, ergibt sich bei der Mietsoftware ein weiterer Vorteil: Sie haben nur geringe Vorlaufkosten und zahlen die Software gleichmäßig über den Zeitverlauf. Neben einer finanziellen Entlastung sind Sie bei diesem Modell zudem weniger abhängig von Ihrem Anbieter, da Sie keine Kaufkosten abschreiben müssen und jederzeit wieder wechseln können.

In der folgenden Übersicht haben wir Ihnen einen typischen Kostenvergleich für ein Pflegeheim mit 55 Bewohnerplätzen und 12 Mitarbeitern bzw. Arbeitsplatzlizenzen dargestellt. Im Beispiel haben wir das Abo-Modell „Plus“ von CareCloud® für 6,95 € je Bewohnerplatz pro Monat bei jährlicher Zahlungsweise gewählt und mit einer Kaufsoftware verglichen.

Unser Tipp: Nutzen Sie die in dem Schaubild aufgeführten Kostenpositionen, um die verschiedenen Anbieter bei den Gesamtkosten zu vergleichen, um hierbei keine „bösen Überraschungen“ zu erleben.

Zeit ist Geld – diesen Faktor sollten Sie berücksichtigen

Gehören auch Sie zu der Mehrheit der Menschen, die Geschenke eher auf den letzten Drücker besorgen? Das gleiche Phänomen gibt es auch bei Software-Einführungen. Beschäftigt sich eine Einrichtung mit dem Thema, wird die Lösung am liebsten heute benötigt.

Für eine überlegte Kaufentscheidung mit entsprechenden Testphasen bleibt manchmal keine Zeit. Häufig wird nach „Nasenfaktor“ entschieden. Doch haben Sie den Kaufvertrag erst einmal unterschrieben, ziehen sich die Einführungsprojekte oftmals viele Monate hin. Die Projektabteilungen sind überlastet und Berater schwer zu kriegen.

Unser Tipp: Lassen Sie sich mit dem Testen und Auswählen Zeit und vereinbaren Sie vor Vertragsabschluss verbindliche Einführungstermine.