Falle 1: Digitalisierung ohne Plan: Was ist notwendig, was sinnvoll und was „nice to have“?

In den kommenden Wochen stellen wir Ihnen die drei größten Fallen vor, die Sie bei der Digitalisierung Ihrer Pflegeeinrichtung unbedingt umgehen sollten.

Erstellen Sie bei Projektstart eine Übersicht über abzuprüfende Kriterien, um zu vermeiden, dass Sie Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen oder wichtige Parameter übersehen.

Grundsätzlich sollte man bei den Kriterien unterscheiden, in

1. Must have: Kriterien, die die Software/ das Projekt erfüllen muss,
2. Should have: Kriterien, die sinnvoll aber nicht entscheidend sind und
3. Nice to have: Kriterien, die zwar toll wären, aber als Bonus gesehen werden müssen

Nachfolgend ein Beispiel, um den Sachverhalt zu erklären:

Eine komplexe Gesamtlösung – im Pflegebereich z.B. eine Lösung, die Pflegeplanung, Dienstplanung und Heimverwaltung/ Abrechnung beinhaltet –, kann in einigen Fällen ein Must-Have-Kriterium sein, kann sich bei näherer Betrachtung jedoch oftmals in ein Should-Have- oder in vielen Fällen sogar in ein Nice-to-have-Kriterum „verwandeln“. Für ein einzelnes Heim mit z.B. 50 Betten gibt es in der Regel beinahe keinen Informationsaustausch zwischen den drei genannten Software-Bereichen. Es kann in vielen Fällen sinnvoller sein, hervorragende Einzellösungen anzuschaffen als eine durchschnittliche Gesamtlösung. In diesem Fall käme also das Kriterium in den Bereich „Nice to have“. Die Kriterien Bedienbarkeit, Flexibilität oder Wirtschaftlichkeit können bei näherer Betrachtung dagegen von einem vermuteten „Nice-to-have“ in den Should- oder Must-Have-Bereich wandern.

Welche Kriterien sollten abgeprüft werden?

Je nach Unternehmensgröße, Entwicklungsplänen und Personalstruktur kann es unterschiedliche Kriterien geben, die relevant sind. Die nachfolgende Übersicht gibt einen Überblick über mögliche Kategorien:

1. Funktionale Anforderungen, z.B. Pflegedokumentation im Strukturmodell, NBI und Pflegegradrechner
2. Technische Anforderungen, z.B. SaaS/ Serverlösung, Programmiersprache(n) und Datenbankstrukturen
3. Bedienerfreundlichkeit/ Usability, z.B. Anordnung der Menüpunkte, Führung des Benutzers durchs Programm und Verknüpfungen zwischen Programmschritten
4. Kosten/ Wirtschaftlichkeit, z.B. Anschaffungskosten/ einmalige Kosten, laufende Kosten, Personalkosten und Schulungskosten
5. Zeitplan/ Umsetzungsgeschwindigkeit, z.B. minimal mögliche Gesamtprojektzeit, verbindliche Schulungstermine und Abstimmung mit internen Projekten
6. Referenzen/ Empfehlungen: Hier empfiehlt es sich, mit mehreren Unternehmen Kontakt aufzunehmen und möglichst konkret die wichtigsten Kriterien abzuklopfen
7. Schnittstellen, z.B. ob es eine offene API gibt, zu welchen Software-Systemen bereits Schnittstellen existieren und welche Kosten ggf. für Schnittstellen anfallen
8. Risiken, z.B. wie finanziell abgesichert das Unternehmen ist, wie lange es bereits auf dem Markt existiert und wie viele Kunden das Unternehmen bedient
9. Strategie, z.B. für wie viele Jahre die Software eingesetzt werden soll, wie abhängig man sich von einem Anbieter machen möchte und wie hoch Einmalinvestitionen ausfallen dürfen

Es empfiehlt sich, die verwendeten Kriterien nach den oben genannten Kategorien sortiert aufzulisten, gegebenenfalls zu gewichten und die verschiedenen Anbieter nebeneinander zu bewerten.

Bereits eine sehr einfache Checkliste wird verhindern, dass aus dem Bauch heraus ein Schnellschuss abgegeben wird, der das Unternehmen schlussendlich teuer zu stehen kommen kann!